Motor de publicació sobre Alfresco
En el marc de l’optimització de la gestió documental en Open Source, la nostra Firma ha desenvolupat una innovadora capa d’aplicacions que agilitza tant la publicació com la cerca i localització de documents en el gestor documental Alfresco.
Aquesta capa de software permet aïllar l’usuari de l’estructura interna en que es guarden els documents, tant en el moment de guardar la informació com de recuperar-la.
Publicació d’Informació
El nostre mòdul, desenvolupat sota arquitectura .NET, s’invoca des del menú contextual de windows (botó dret) del document que es vol publicar.
L’aplicació permet la publicació automàtica en el gestor documental del document seleccionat, informant les dades mínimes necessàries per identificar el tipus de document i el seu nom.
- Decideix en quina zona de l’estructura interna del gestor documental s’ha de guardar el document
- Dóna al document un nom estandarditzat en funció del seu tipus i de les dades de pantalla
- Dota al document de les metadades necessàries per la seva classificació i posterior cerca
- Guarda una única còpia de cada document. En cas que un mateix document s’hagi de guardar en diverses estructures, crea referències creuades en les estructures cap al document guardat.
- Permet gestionar els documents ja publicats per esmenar possibles errors.
La solució facilita la publicació automàtica en el gestor documental del document seleccionat, informant les dades mínimes necessàries per identificar el tipus de document i el seu nom
El resultat de la cerca d’informació es presenta com una llista de documents, de carpetes, o combinada d’ambdós conceptes
Consulta de la informació
L’ eina web permet realitzar la cerca de documents publicats seguint diferents criteris associats a les metadades de cada document, informades en el moment de la publicació. D’aquesta manera s’evita a l’usuari la cerca per carpetes i l’accés directe a Alfresco, i proporciona una interfície molt més senzilla i atractiva.
El resultat de la cerca d’informació es presenta com una llista de documents, de carpetes, o combinada d’ambdós conceptes. Un cop seleccionant el document resultant de la cerca, s’obre en pantalla el document guardat al gestor documental. Al fer click sobre una carpeta, s’activa l’aplicació Alfresco, que permet navegar per la seva estructura interna i fer servir les seves funcionalitats habituals.
Així mateix, l’entorn de configuració permet definir quins documents que es poden publicar, en quina part de l’estructura s’han de guardar, com s’ha de construir el nom del document, quines dades s’han de sol•licitar per pantalla, etc.